Как писать деловые письма?

Как писать деловые письма?

Электронная переписка сегодня – главное средство деловой коммуникации. Вместе с тем к ней нередко относятся небрежно. Вы сможете достичь высокой результативности, если будете всегда посылать хорошо сформулированные тексты. Вот несколько советов для написания грамотных деловых писем.

Инструкция

Уровень сложности: Несложно

1 шаг

Как писать деловые письма?

Точно формулируйте тему письма.

Постарайтесь отразить в ней суть дела. Вместо того чтобы называть письмо «Проект Иванова», лучше озаглавить его «Проект Иванова: новый срок этапа 2». Тогда оно покажется важнее и интереснее многих других.

2 шаг

Как писать деловые письма?

Не прячьте главную мысль.

Если вы пытаетесь вызвать у получателей письма раздражение, заставьте их прочитать три абзаца текста, чтобы понять суть дела. Старайтесь изложить цель послания как можно раньше, в первом или втором предложении.

3 шаг

Как писать деловые письма?

Требуйте определенного действия.

Ваше письмо должно заканчиваться, скажем, так: «Я позвоню вам в 10 утра в понедельник, чтобы услышать ваш ответ на мое письмо» или так: «Когда вы сможете рассмотреть мое предложение?». В противном случае, скорее всего, ваше послание останется незамеченным. Не пишите сухо. Не забывайте: адресат – живой человек.

4 шаг

Как писать деловые письма?

Исправляйте ошибки в письмах.

Достаточно одной опечатки или грамматической ошибки – и вот уже автора письма можно считать человеком небрежным или неграмотным. Поэтому постарайтесь, чтобы ваши письма были «без сучка без задоринки».

5 шаг

Как писать деловые письма?

Перепроверьте адрес.

Надо обязательно убедиться в том, что ваше электронное письмо попадет тому, кому оно предназначено. Ведь, проявив торопливость, вы можете ошибочно отправить послание не тому адресату или ещё хуже тому, кто не должен владеть этой информацией.

6 шаг

Как писать деловые письма?

Ведите себя достойно.

Избегайте таких непростых тем, как сексуальные предпочтения, расовые и религиозные различия, отношения к людям с физическими недостатками. Мало того, что эти темы в любом случае являются неподходящими для деловой переписки, они еще могут повредить вашей репутации.

7 шаг

Как писать деловые письма?

Не копируйте чужие тексты.

Этим вы добьетесь лишь одного: вызовете раздражение у тех, кто напрямую не участвует в проекте.

8 шаг

Как писать деловые письма?

Позвоните по телефону.

Если на электронное письмо нужно потратить более 5 минут, лучше позвоните этому человеку. Порой легче выяснить все по телефону, а лишь затем послать короткое письмо, подтверждая детали вашего разговора. В некоторых случаях бывает даже лучше переговорить с глазу на глаз.

Обсуждение

736_micro
Рейтинг
  1. +
  2. 0
Violina (22:42 03.03.2012)

Хорошие отточенные рекомендации человека, который практикует то, о чем пишет.
Молодец, Kaspersky! Можно подписаться под каждым шагом в инстре.
На счет точности формулировок – верно! Не забывайте ввести тему письма. Тема – это короткое предложение отражающее суть всего послания. Писать начинайте с цели письма. Затем кратко содержание, и в конце сроки, в которые вам необходимо получить ответ. Не забудьте, что письмо должно начинаться и оканчиваться вежливым обращением. Соблюдайте не только орфографию, но и пунктуацию (сразу вспоминайте: казнить нельзя, помиловать!). Обязательно проверяйте контакты, один неверный знак в е-mail, и письмо не дойдет до адресата.

Ваш комментарий

Запросить инструкцию

Не нашли нужную пошаговую инструкцию?
Возможно, что кто-то из посетителей сайта сможет помочь. Оставьте запрос прямо сейчас, если Вы уверены, что эта тема ещё не освещена на нашем проекте!

Рейтинг
  1. +
  2. 3
1
1217